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函证程序的实务应用

来源:作者:     发布时间:2019-09-11 17:44    浏览量:

编者按:函证程序是审计的基本程序之一,也是最常见的程序之一,但也是最容易出现问题的程序之一,所以有必要拿出来与小伙伴们一起分享一些感悟和心得。此处分享的还是传统意义上的收发函过程,不包括一些函证中心。


我们先从发函前的准备开始,通过我的一些个人经验,发函前的准备应该在预审阶段就要开始了,因为一般做收发函的小伙伴基本上是新人,或许是实习生,所以需要给他们做一个培训,让其了解函证程序的前世今生,以及历史上曾出现过的一些问题,让其了解到函证的目的,以及重要性。这里可以让小伙伴们模拟操作一下,说说自己的理解,让每个参与函证工作的小伙伴都有深刻的理解,这样在实际操作中可以少犯一些错误。

那么,我们来一起分享下发函前具体要做些什么呢?

第一,做好发函的工具,函证控制表,函证模板,函证要求说明和操作指引等等,这些都是经理需要做的事情。先说说函证控制表,包括函证一些基本信息,函证科目,金额,时点,函证的联系方式,函证时间,发函快递信息,回函快递信息,企业提供地址与注册地址比对,回函地址与发函地址比对,互联网查询公司情况等等。做好函证控制表是很关键的,尤其是需要核实的信息一定要做好,这样可以在发函前就能识别出一些风险来,比如发函的地址与企业提供的地址不一致;互联网查询不到该公司等等;或者可能存在某些潜在关联方等等。再说说函证模板,函证一期、二期还是多期,看项目而定,如果仅仅是年审,我们仅函证一期数据就可以了;又如函证可以函证往来款余额,还可以函证发生额,甚至函证合同条款,这也需要根据项目特点而定,所以好多函证模板也是非常需要用心来设计的;大多数我们都是利用VBA编程来做函证模板,所以平时小伙伴们有兴趣应该都学一些。函证要求说明和操作指引,是经理按准则要求来写的具体的说明和实施步骤,这里规定了发函只能从事务所发走,而不能让企业发函或在现场发函,回函也必须要回函至事务所,也不能由被审计单位代收等等,因为这里说白了就是考验回函的可靠性问题,所以经理制定的要求和操作指引,一定要按准则的规定做,而且要通俗易懂,具有可操作性,让小伙伴们看后就知道怎么干。

第二,获取发函信息,核实信息真实性和准确性。在发函前,我们务必要核实发函信息,为什么呢?因为很有可能被审计单位给你的函证信息是没有更新的,是有问题的等等,所以我们需要核实,核实的方法包括案头核实,包括与企业的相关合同、发票等核实;互联网核实,包括百度搜索等;电话核实,包括电话访谈;甚至实地考察核实等等,这些核实手段可以结合在一起使用,比如被审计单位给我们应收账款的信息,我们可以拿到该应收账款的合同,合同中一般会有该企业的一些信息,比如注册地址,开户行,电话等等,我们可以跟合同信息核实;我们获取相关电话后,比如从发票、合同上获取的,电话核实;也可以根据互联网搜索后核实;也可以实地考察,比如是审计商场,到商场的租户实地看看问询也可以。条条大路通罗马,只要核实目的能达到就可以,一句话真实、可靠就行。

第三,核实好函证数据和基本信息。包括函证的时点、函证的科目、金额、收件人的电话,姓名,回函地址、单位等等,我们曾经出现过年审,函证中期的数据,函证金额搞错的情况等等低级失误,这些惨痛的教训告诉我们,一定要认真对待,做好发函前的准备,不要弄错一个细节,否则都是毁灭性的。

第四,打电话核实信息的技巧。通过打电话核实是目前最快,也是非常方便的手段,但打电话时要注意的事情还是很多的,我们应该先做好准备,就是接通后如何尽快让对方了解我们的目的,并且让其理解我们的来意,让其认真对待函证这件事情,那就需要统一一下口径,如果你上来就说是一个会计师事务所的,很可能就被挂断了。所以我们常常先说我们是某个企业的,然后再说是这个企业委托我们做审计,然后给您发个函证对个账核实一下,然后再把我们的一些要求和需要核实的信息跟其了解一下,无误后或有误修改后挂机即可。然后将此电话记录截图,做好备份,并做好函证控制表的记录即可。客户和供应商天南地北,哪里都有,所以说话沟通要有技巧,要热情,要主动,相信锻炼过N次以后,你的沟通能力也会增加不少。

第五,发函前准备好小纸条。什么小纸条呢?就是一旦客户或供应商接收到我们的函证后,想要跟企业核实一下信息时,有些不明白的人会直接给审计人员打电话,但实际对账应该找的是企业财务人员,所以我们常常会在发函前准备一个小纸条,让其了解想要对账可以找企业的专职财务人员。

第六,发函前,准备好跟快递小哥的对接工作。目前,快递公司都支持批量打印快递单,所以我们可以提前跟小哥联系好,前面的核实工作做好后,就开始打印快递单,检查无误后,将函证和小纸条放进去就可以发函了。注意临近春节部分快递公司和部分地区可能不支持快递了,发函还请趁早发。

发函前的准备工作实际还有很多,我们一起查缺补漏,如有其他的我们在一起总结和回顾。小伙伴们一起努力,加油!

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